Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE: Yleinen

Päivitetty 23.4.2025.

1. YLEISTÄ

Henkilötietojen käsittelyyn alettiin 25.5.2018 soveltaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), jonka myötä henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee laatia kirjallinen kuvaus niiden toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietolaista (523/1999,10§ ja 24§) poiketen EU:n yleinen tietosuoja -asetus ei edellytä rekisteri- ja tietosuojaselosteen laatimista. Rekisteröityjä täytyy kuitenkin informoida henkilötietojen käsittelystä.

Tämä tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelytoimista on Kittilän Vesihuolto-osuuskunnan sisäinen asiakirja.

Kittilän Vesihuolto-osuuskunta, on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme
asiakasrekisteriimme ja osuuskunnan jäsenluetteloon liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä

Kittilän Vesihuolto-osuuskunta päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esim. lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi  8.2.2024.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Kittilän Vesihuolto-osuuskunta
Osoite: Pakatintie 25, 99100 KITTILÄ
Puhelin: 040 556 8872
S-posti: info@kittilanvesi.fi
Y-tunnus: 0210482–3.

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa toimitusjohtaja Mikael Mannersuo, jonka tavoittaa puhelimitse 040 556 8872 tai sähköpostiosoitteesta info@kittilanvesi.fi.

4. REKISTERIN NIMI

Kittilän Vesihuolto-osuuskunnan asiakasrekisteri ja jäsenluettelo.

5. HENKIÖTIETOSISÄLTÖ

Kittilän Vesihuolto-osuuskunta huolehtii Kittilän kirkonkylän vesihuollosta, joka on myös vesihuoltolaitoksen toiminta-alue.

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme, yritysasiakkaidemme edustajien ja vuokralaisten henkilötietoja sekä jäsenluettelossa osuuskunnan jäsenten (omistajan) henkilötietoja.

Kuluttajan/Maksajan/Omistajan ja asiakkaiden tiedot:
nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, laskutusosoite, suoramaksutunnus, verkkolaskutunnus, e-laskutunnus, vedenkulutustiedot, vuosikulutusarvio, laskutiedot, suoritustiedot,

Kiinteistön tiedot:
osoite, kiinteistötunnus, kerrosala, huoneistojen lukumäärä, käyttötarkoitus, liittymissopimustiedot; tonttijohtotiedot, vesimittaritiedot

Sekä muita mahdollisia asiakkuuden hoitamisen ja ylläpitämisen kannalta tarvittavia tietoja:
esim. liittymismaksut ja vanhat liittymismaksuperusteet yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot: nimi, asema yrityksessä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

6. HENKILÖTIETOLÄHTEET

Kittilän Vesihuolto-osuuskunta saa henkilötietoja seuraavista lähteistä:

• ensisijaisesti asiakkaalta ja jäseneltä itseltään liittymis- tai jäsenhakemuksen yhteydessä, vesimittarin lukemailmoituskortista, kuluttajavaihdosilmoituksesta; tiedot kauppakirjasta/perunkirjasta tms. saantokirjasta
• kiinteistötiedot kunnan kiinteistö- ja rakennusrekistereistä, väestörekisterikeskuksesta
• avoimesta tietoverkosta esim. osoite ja numeropalveluista
• sähköpostiosoitteista
• yhteistyökumppaneiden asiakkuussopimuksista
• kaupparekisteristä

7. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTARKOITUS

Asiakkaan henkilötietojen käsittely perustuu pääasiassa asiakkaan ja Kittilän Vesihuolto-osuuskunnan väliseen sopimukseen, sopimuksen täytäntöön panoon, sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Henkilötietojen käsittelyntarkoituksena on:

• asiakassuhteen hoitaminen
• asiakastietojen ylläpitäminen
• sopimusten hallinta kirjanpitoaineisto (asiakkaan nimi ja osoite esim. laskuissa ja kuiteissa, viitesuorituslistoissa, myyntisaamiset listoissa, jne.) ylläpito
• hallinnon asiakirjojen kerääminen
• vesi-, jätevesi- ja työlaskutuksen hoitaminen
• maksuvalvonta
• kiinteistöjen ja niiden omistajatietojen ylläpito
• vesimittaritietojen hallinta liitoskohtatietojen hallinta

8. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Kittilän Vesihuolto-osuuskunta siirtää henkilötietoja yhtiön kirjanpito-, arkistointi- ja laskutuspalveluja hoitavalle toimistolle ja tilipalvelujen ylläpitoon tarvittavien atk-ohjelmistojen ylläpitäjille. Tällä hetkellä tällaisia yhteistyökumppaneita ovat:

• Kittilän Tilipalvelu Oy (kirjanpito, arkistointi, laskutus ym. tilipalvelut)
• Fennoa Oy (sähköinen arkistointiohjelmisto, myynti-, osto- ja matkalaskut)
• Flow Invoicing Oy (vesilaskutusohjelmiston etätyöpöytä- ja varmuuskopiointipalvelu sekä laskutusohjelmiston asiakastuki)
• Ropo Capital Oy (laskujen perintä)
• Open Text Oy (verkkolaskuoperaattori)
• Louru Oy (internetsivuston ylläpito- ja tukipalvelu)
• Kamstrup A/S – Finnish Branch (etäluettavien mittareiden hallinnointipalvelu)

Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisille siltä osin, kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta tai muun tehtävän suorittamiseksi.

9. TIETOJEN LUOVUTUKSET TAI SIIRTO EU:n TAI ETA:n ULKOPUOLELLE

Kittilän Vesihuolto-osuuskunta ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATEET

Manuaalinen aineisto ja tietojen suojauksen periaatteet:

• Asiakastietojärjestelmään liittyvät paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, jonne pääsy on vain nimetyillä henkilöillä ja pääsy on rajattu ovien lukituksella.Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja tietojen suojauksen periaatteet:
• Asiakastieto- ja laskutusjärjestelmä.Rekistereihin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti järjestelmiimme, joihin pääsy on rajattu vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Asiakastieto- ja laskutusjärjestelmän toimittajilla on pääsy asiakastietoihin. He voivat käsitellä rekisterinpitäjän henkilötietoja vain Kittilän Vesihuolto-osuuskunnan lukuun suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Salassapitovelvollisuudesta ja henkilötietojen käsittely ehdoista huolehditaan järjestelmään liittyvällä GDPR Tietojenkäsittelysopimuksella.

11. TIETOJEN SÄILYTTÄMISEN PERIAATTEET

Kittilän Vesihuolto-osuuskunta säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissään niin kauan, kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta, ellei lainsäädäntö tai vesihuoltolaitosta sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellytä pidempää säilytysaikaa.

12. REKISTERÖIDYN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterin pitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa.

Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Pyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisen käynnin yhteydessä Kittilän Vesihuolto-osuuskunnan toimistolla (os. Pakatintie 25, 99100 Kittilä), jolloin rekisteröidyn on aina todistettava henkilöllisyytensä. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti.

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tai täydentää puutteelliset henkilötiedot toimittamalla rekisterinpitäjälle lisäselvitys.

Rekisterin pitäjän on oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tiedot korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

13. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Lain mukainen henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetus art.6):

Henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterin pitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden (käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkaansa pitävyyden)
• käsittely on lainvastaista, rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeus tietojen poistamiseen on:

• jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä käsiteltiin
• jos rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
• jos henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai
• jos henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Oikeus ei rajoita muita hallinnollisia muutoksenhaku keinoja tai oikeussuoja keinoja (tietosuoja-asetus 77 art.). Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki.

 

TIETOSUOJASELOSTE: Kameravalvonta

Asiakirjan tiedot: Rekisterinpitäjä: Kittilän Vesihuolto-osuuskunta | Versio: 1.0 | Laadittu: 2026 | Seuraavatarkistus: 2028
Oikeusperusta: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 2016/679, 13 ja 14 artikla | Tietosuojalaki 1050/2018

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Kittilän Vesihuolto-osuuskunta
Y-tunnus: 0210482-3
Osoite: Pakatintie 25, 99100 Kittilä
Puhelin: +358405568872
Sähköposti: info@kittilanvesi.fi
Verkkosivut: www.kittilanvesi.fi

2. Tietosuojavastaava / yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Nimi: Mikael Mannersuo
Tehtävä: Toimitusjohtaja
Sähköposti: mikael.mannersuo@kittilanvesi.fi
Puhelin: +358405568872

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot pyydetään osoittamaan yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen tai postitse rekisterinpitäjän osoitteeseen.

3. Rekisterin nimi

Kittilän Vesihuolto-osuuskunnan kameravalvontarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

4.1 Käsittelyn tarkoitukset

• Osuuskunnan omaisuuden ja laitteiden suojaaminen varkauksilta, vandalismi-teoilta ja ilkivallalta
• Henkilökunnan ja alueella asioivien henkilöiden turvallisuuden varmistaminen
• Vesihuoltoinfrastruktuurin turvallisuuden valvonta (vedenottamot, pumppuasemat, puhdistamo)
• Mahdollisten vahinko-, murto- tai vaaratapahtumien selvittäminen
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (kriittisen infrastruktuurin suojaus)

4.2 Käsittelyn oikeusperusta

Oikeusperusta: GDPR 6 artikla 1 kohta f: rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Oikeutettu etu: Omaisuuden suojaaminen, turvallisuuden varmistaminen ja kriittisen infrastruktuurin suojelu
Intressipunninta: Valvonta kohdistuu yleisöltä suljetuille tai muutoin rajatuille alueille; rekisteröityjen yksityisyyden suoja on otettu huomioon kamerasijoittelussa eikä valvonta kohdistu tarpeettomasti
yksityishenkilöihin

5. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

5.1 Rekisteröityjen ryhmät

• Osuuskunnan henkilökunta
• Urakoitsijat ja huoltohenkilöstö
• Valvottavilla alueilla asioivat henkilöt
• Luvattomasti alueelle tunkeutuneet henkilöt

5.2 Käsiteltävät henkilötiedot

Kuvatallenne: Videokuva henkilöistä, jotka liikkuvat kameravalvonnan piirissä olevilla alueilla
Aikaleima: Tapahtuman päivämäärä ja kellonaika
Sijainti: Valvontakameran sijainti (alue/kohde)
Ajoneuvo: Mahdolliset rekisterikilvet ja ajoneuvon tunnistetiedot

Kameravalvonnalla ei kerätä tietoisesti erityisiin henkilötietoryhmiin (ns. arkaluonteisiin tietoihin) kuuluvia tietoja.

6. Valvontakohteet ja kamerasijoittelu

Vedenottamot: Alueen sisäänkäynnit, porttialueet ja rakennusten ulkoseinät
Pumppuasemat: Aseman ulkoseinät ja sisäänkäynnit
Jätevedenpuhdistamo: Alueen sisäänkäynnit, laitosalueen piha ja rakennusten ulkopuoli
Toimisto/varasto: Sisäänkäynnit ja pysäköintialue

Kamerat on sijoitettu siten, että ne eivät kuvaa tarpeettomasti julkisia alueita, naapurikiinteistöjä tai tiloja, joissa henkilöillä on perusteltu yksityisyyden odotus (esim. sosiaalitilat, wc-tilat). Sisätiloissa kameravalvontaa käytetään vain teknisten tilojen osalta.

7. Tietojen lähteet

Henkilötiedot kerätään suoraan kameravalvontajärjestelmän avulla valvottavilla alueilla liikkuvista henkilöistä. Tietoja ei saada kolmansilta osapuolilta.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Normaali säilytysaika: 3 kuukautta tallennuksesta
Poikkeustilanteet: Jos tallennetta tarvitaan rikostutkintaan, vahingonkorvausasiaan tai muuhun oikeudelliseen menettelyyn, sitä säilytetään asian käsittelyn ajan
Hävittäminen: Tallenteet poistetaan automaattisesti säilytysajan umpeuduttua tai hävitetään tietoturvallisesti

9. Tietojen vastaanottajat ja luovutukset

9.1 Säännönmukaiset vastaanottajat

• Osuuskunnan johto ja nimetty valvontahenkilöstö (käyttöoikeus rajattu)
• Järjestelmätoimittaja / tekninen ylläpito (huoltotehtävät, pääsy rajattu ja sopimuksella varmistettu)

9.2 Luovutukset viranomaisille

Tallenteita voidaan luovuttaa poliisille tai muulle viranomaiselle lain edellyttämällä tavalla rikostutkintaa tai muuta viranomaismenettelyä varten.

9.3 Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Tietoturva ja käsittelyn suojaaminen

Tekniset suojatoimet: Tallennusjärjestelmä on suojattu salasanoin ja pääsynhallinnalla; tallenteisiin pääsy lokitetaan
Organisatoriset toimet: Käyttöoikeudet on rajattu tehtävän edellyttämään minimitasoon; henkilöstö on ohjeistettu
Fyysinen turvallisuus: Tallennuslaitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa
Tietomurtojen hallinta: Tietoturvapoikkeamat käsitellään osuuskunnan tietoturvasuunnitelman mukaisesti

11. Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Oikeuksien sisältö

Tarkastusoikeus (art. 15): Oikeus saada tieto siitä, onko sinua koskevaa kuvamateriaalia tallennettu. Jäljennös tallenteesta toimitetaan, mikäli sinut on tunnistettavissa eikä muiden henkilöiden yksityisyyden suoja vaarannu
Oikeus oikaisemiseen (art. 16): Oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
Oikeus poistamiseen (art. 17): Oikeus vaatia tietojesi poistamista tietyissä tilanteissa (ns. oikeus tulla unohdetuksi)
Käsittelyn rajoittaminen (art. 18): Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
Vastustamisoikeus (art. 21): Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutetun edun perusteella omaan erityiseen tilanteeseesi liittyvillä perusteilla

11.2 Oikeuksien käyttäminen

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (kohta 2). Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa.

11.3 Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely loukkaa sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Verkkosivut: www.tietosuoja.fi

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Kameravalvontajärjestelmässä ei käytetä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia GDPR 22 artiklan tarkoittamalla tavalla. Tallenteita analysoidaan ainoastaan ihmisen toimesta poikkeavien tapahtumien selvittämiseksi.

13. Rekisteröityjen informointi

Kameravalvonnasta ilmoitetaan selkeästi näkyvillä kylteillä valvottavien alueidensisäänkäynneillä. Kylteissä mainitaan:

• Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
• Tieto siitä, että alue on kameravalvottu
• Viittaus tähän tietosuojaselosteeseen (verkkosivuosoite tai QR-koodi)
• Lisätietoja voi pyytää osuuskunnan toimistolta

14. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen seloste on saatavilla osuuskunnan verkkosivuilla sekä pyydettäessä osuuskunnan toimistolta. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan erikseen.